SONS ČR: Server spadl a práce běžela dál

7. 1. 2026

Redakce digivia

Pár dní po Velikonocích 2025 vypadla v horní části pražského Václavského náměstí a okolí elektřina. Zhasla světla, zmlkl internet. V budově Sjednocené organizace nevidomých a slabozrakých (SONS ČR) by to dřív znamenalo problém. Ztracené e-maily, důležité dokumenty v nenávratnu kvůli složitému zálohování. Tentokrát se ale nestalo nic.

„Došlo k výpadku elektřiny a spadl i server, který jsme měli v budově,“ vzpomíná viceprezident organizace Jan Šnyrych. „Ale protože jsme pár týdnů před tím přešli do Microsoft 365 cloudu, naše práce se nezastavila. Věděli jsme, že naše data jsou v bezpečí.“

„Byl to náš velký aha moment,“ vzpomíná Šnyrych. „Uvědomili jsme si, že jsme najednou odolnější.“

Od havarijního serveru k auditu

SONS ČR sdružuje zrakově postižené lidi z celé republiky. Organizace má více než šedesát poboček po celém Česku a zaměstnává více než 200 lidí. Pomáhají lidem se zrakovým postižením – radí s dávkami, právními nároky i výběrem těch správných pomůcek. Pořádají aktivity, doprovázejí k lékařům, na úřady. Nadpoloviční většinu týmu SONS tvoří lidé s omezením zrakového vnímání – a i proto si organizace zakládá na přístupnosti technologií.

„Ještě před dvěma lety jsme měli e-mailový server. Fyzický, nestabilní, bez dostatečného zabezpečení, takřka v havarijním stavu“, říká Šnyrych. „Provozovali jsme ho sami, ale kapacita našeho malého IT týmu přestávala stačit na kvalitní zabezpečení i správu serveru.“

V týmu SONS zároveň rostl hlad po moderních nástrojích. Lidé chtěli využívat sdílené kalendáře, pracovat ve společných dokumentech i plánovat online schůzky. „Kolegové a kolegyně začali trochu pokoutně používat WhatsApp nebo Google dokumenty přes osobní účty. Což pro práci není vhodné ani bezpečné.“

Když si organizace všimla výzvy Nadačního fondu Českého rozhlasu Světluška, který nabízel digitální audit ve spolupráci s organizací digivia (tenkrát ještě Sdružení VIA), rozhodli se po nabídce sáhnout. „Naše cíle byly v tu dobu spíš úzce zaměřené. Potřebovali jsme hlavně vyřešit situaci s e-mailem na serveru. Byl to – a stále je – náš hlavní komunikační nástroj a ten náš už přestával byl spolehlivý,“ říká Šnyrych.

Audit trval několik měsíců. Auditorka Ludmila Sušek vyzpovídala vedení, IT tým i lidi v regionech. Výsledek ukázal, že nejde jen o nástroje, ale i o pravidla a procesy. „Dal nám širší vhled do toho, co všechno bychom v organizaci naší velikosti měli řešit,“ říká. „Zjistili jsme, že není důležité ty nástroje jenom mít, ale mít také správně definovaná pravidla pro jejich používání.“ Žádné velké překvapení se nekonalo. Audit v podstatě potvrdil to, co v SONS už tušili. Pomohl však celému týmu najít odhodlání a nasměroval je, kde by se s digitalizací dalo začít.

„Ukázalo se, že kolegové a kolegyně v SONS jsou pro zavádění nových digitálních nástrojů, pozitivně naladěni. To mě mile překvapilo,“ usmívá se Šnyrych. „Když jsme měli všechny podněty takhle sepsané zvenku, byl to pro nás impuls. Pomohlo nám to najít odhodlání a do digitalizace se opravdu ponořit.“

Cesta do cloudu

Jako hlavní prioritu audit definoval přechod do cloudu – a v SONS se rozhodli pro Microsoft 365. Poté vznikl implementační plán díky následné podpoře od Nadace Kyndryl se v organizaci mohli pustit do přechodu na Microsoft 365.

„Věnovali jsme velkou pozornost výběru dodavatele,“ říká Šnyrych. „Na základě doporučení od digivia jsme poptali dva. Výsledné nabídky se dost lišily, jak cenou, tak celý přístupem. Vybrali jsme firmu ComputerHelp. Lépe nám vyhovovala jejich nabídka a ve výsledku jsme byli moc spokojeni.“

Externí partner řešil technické nastavení a migraci e-mailů. Rutinní úkoly si organizace zvládla vlastními silami, aby prostředky z grantu využila co nejefektivněji.

Po zavedení nového systému proběhlo školení více než padesáti zaměstnaných. „Bylo to nezbytné,“ říká Šnyrych. „Nejde jen o to nástroje mít, ale umět je správně používat. Zvlášť když mnozí kolegové a kolegyně pracují s hlasovými čtečkami a potřebují se v novém prostředí zorientovat.“ Organizace na školení navázala i v roce 2025. Díky programu Digi pro firmy od MPSV mohla vyškolit dalších třicet lidí.

Digitální audit

Během digitálního auditu podrobně zmapujeme vaše procesy, najdeme příležitosti ke zlepšení i skryté neefektivity a vytvoříme pro váš tým jasnou strategii. Setkáme se s vedením i se zaměstnanci či dobrovolníky a na základě rozhovorů určíme, jaké technologie skutečně potřebujete, abyste získali čas, šetřili prostředky a minimalizovali bezpečnostní rizika. Zaměříme se na to, které nástroje vám práci ulehčí a které naopak používat nemusíte. Ukážeme také, kde můžete ušetřit hodiny práce i tisíce korun díky smysluplnému zapojení umělé inteligence. Všechny poznatky následně prioritizujeme, abyste měli jasno v tom, co je potřeba řešit hned a co může počkat.

Velikonoční aha moment

Pak přišel již zmiňovaný výpadek elektřiny v centru Prahy. „Kdybychom přechod na cloud neudělali, přišli bychom o data a e-maily, protože všechny servery spadly. Naši práci by to ovlivnilo na mnoho týdnů. Teď jsme to prostě nemuseli řešit. To byla velká úleva.“ Organizaci to dodalo pocit jistoty, že se vydala správným směrem.

Dnes má SONS spolehlivý a bezpečný e-mail, sdílené kalendáře a týmové složky v SharePointu.
„Kolegové ze sociálně-právní poradny si je zavedli hned, jak to šlo,“ popisuje Šnyrych. „Dnes o sobě navzájem vědí, kdo má kdy schůzku s jakým klientem. Nemusí si to zdlouhavě zjišťovat.“

Online formuláře usnadnily sběr informací. „Dřív kolegyně obeslala třeba dalších šedesát kolegů po e-mailu. Přišlo jí šedesát odpovědí, ze kterých musela odpovědi vyzobávat,“ vysvětluje Šnyrych. „Dnes jim pošle odkaz na formulář, který každý vyplní, a výsledky jsou pak rovnou v tabulce.“

Digitalizace v SONS šetří čas i energii. „Teď netrávíme tolik času organizační a administrativní prací a můžeme víc pomáhat lidem,“ říká Šnyrych. „Navíc máme tým po celé republice. Možnost se potkávat na online schůzce v Teams je velká pomoc pro všechny,“ pochvaluje si.

Ne všechno však je tak snadné. jak se může zdát. „V organizaci s dvěma sty lidmi to nejde ze dne na den. Někteří kolegové a kolegyně si novinky osvojili hned, jiní pomaleji. Ještě máme kus cesty před sebou, a ne vše zatím využíváme skutečně naplno.“ Některé funkce navíc nefungují ideálně s hlasovými čtečkami a když Microsoft změní rozhraní, musí se všichni učit znovu.

Dál než jen k technologiím

„Směrem ke klientům se naše práce tolik nezměnila,“ přiznává Šnyrych. „Naše služby jsou hlavně o osobním kontaktu a pomoci. Ale díky lepším nástrojům a chytré práci s nimi trávíme míň času administrativou a můžeme lidem se zrakovými obtížemi věnovat mnohem více času.“

S digitalizací v SONS před rokem a půl začali od základů. Nastavili e-maily, kalendáře, týmové složky. Teď přichází na řadu nový intranet a nastavení uživatelských oprávnění. „Jakmile budeme mít i tuto část správně nastavenou, můžeme konečně odstřihnout náš zastaralý intranet,“ říká Šnyrych.

A co by vzkázal organizacím, které s digitalizací váhají? „Digitální audit je skvělý začátek, který vás nasměruje, pokud nevíte, kde začít. Řešení, které jsme zvolili my, tedy cloud Microsoft 365 řešení se určitě vyplatí z hlediska zabezpečení a spolehlivosti,“ říká. „Je důležité nejen pořídit nové nástroje, ale je potřeba se také zamyslet nad procesy v organizaci. Jestli se něco nedělá zbytečně neefektivně. A hlavně to umět vysvětlit lidem v týmu, aby viděli, v čem je ten přínos, a proškolit je.“

Na Václavském náměstí je dnes rušno. V kancelářích SONS svítí monitory, hlasové čtečky čtou e-maily a staré servery v budově zůstávají vypnuté. Ne proto, že by přestaly fungovat. Ale proto, že už nejsou potřeba.

🟪