Co odhalí digitální audit a proč je důležitý právě pro neziskovky

25. 5. 2025

Redakce digivia

Rychlý technologický pokrok ovlivňuje všechny oblasti společnosti včetně neziskovek. Bodem zlomu se pro mnohé z nich stala pandemie covidu-19, kdy se přesun do online prostředí a zavedení práce s klienty a klientkami na dálku staly nezbytnými. „Pro (nevládní) organizace, které ještě nebyly na cestě k digitalizaci, to znamenalo nutnost výrazné, ‚nouzové‘ digitální transformace – často neplánované,“ uvádí například platforma pro globální rozvoj Devex. Dalším milníkem se v posledním roce a půl stal nástup umělé inteligence, která přináší celou řadu možností, jak pracovní procesy zefektivnit. Dobré využití digitálních technologií organizacím šetří čas i peníze. Neméně důležité pro posílení odolnosti vůči dezinformacím, kterým neziskovky dlouhodobě čelí, jsou digitální kompetence. I přesto mnoho neziskovek ještě nevyužívá potenciál digitalizace naplno.

Hlavní překážky digitalizace neziskových organizací: Co brání modernizaci?

Jednou z největších výzev digitalizace v neziskových organizacích jsou omezené finanční a personální zdroje. Mnoho organizací nemá prostředky na nákup moderního hardwaru ani potřebných softwarových licencí. Další bariérou je nízká úroveň digitálních kompetencí mezi vedením i zaměstnanci, stejně jako absence specializovaného IT oddělení nebo správce technologií. Digitalizační úsilí navíc často naráží i na vnitřní odpor k novým technologiím. Zaměstnanci a zaměstnankyně mnohdy nemají chuť ani čas učit se nové nástroje, což zpomaluje zavádění změn. Vyplynulo to z průzkumu stavu digitalizace v kontextu českých nevládních organizací, kterého se zúčastnilo celkem 634 neziskových a příspěvkových organizací z celého Česka.

„Současným světem hýbe automatizace procesů a umělá inteligence, ale neziskovky často nemají podchycenou ani základní digitální infrastrukturu,“ říká Radka Bystřická, ředitelka digivia (dříve Sdružení VIA), která průzkum ve spolupráci s Nadací OSF realizovala.

Zjištění průzkumu se do velké míry shodují i s výzkumem publikovaným na konci roku 2023 ve časopise Nonprofit Management and Leadership, který vznikl na základě hloubkových rozhovorů s dvaceti neziskovými organizacemi např. z Německa, Irska nebo Malajsie. Digitalizaci neziskových organizací z různých částí světa tedy často stěžují velmi podobné problémy.

Jak neziskové organizace efektivně zavádějí technologie: 3 pilíře úspěšné digitalizace

Úspěšná digitalizace neziskových organizací stojí na třech základních pilířích. Podle dat z průzkumu digivia je prvním z nich jednoznačně finanční podpora. Přibližně 40 % dotázaných organizací označilo za své investiční priority nákup nového hardwaru a softwarových licencí.

Druhým klíčovým faktorem je posilování digitálních kompetencí u managementu. Vedoucí pracovníci a pracovnice často postrádají přehled o aktuálních možnostech digitalizace nebo nástroje efektivně nevyužívají. Digitální vzdělávání manažerů tak výrazně přispívá k lepšímu využití dostupných technologií.

Třetím pilířem je analýza současného stavu technologií v organizaci. Tuto roli může zastoupit tzv. digitální audit, který pomáhá identifikovat slabá místa, určit digitální priority a navrhnout konkrétní kroky ke zlepšení. Z průzkumu také vyplývá, že více než čtvrtina neziskovek má zájem o vytvoření digitální strategie a inovační mapy – právě ta ale vyžaduje jasný přehled o tom, jaké technologie a procesy organizace aktuálně používá.

Jednou z cest, jak tento přehled získat, je digitální audit, který v České republice nabízí digivia jako jednu ze svých specializovaných služeb pro neziskový sektor.

Co je to digitální audit

„Digitální audit je v podstatě detailní přehled IT v organizaci. Zahrnuje nejen software a hardware, ale také to, jak lidé v organizaci využívají technologie. Audit má dvě hlavní fáze. Nejprve pomocí dotazníků a rozhovorů zjistíme všechny důležité informace o organizaci a jejích interních procesech ve vztahu k IT. Následně připravíme podrobný report, který obsahuje současný stav a konkrétní návrhy, jak vše zlepšit,” popisuje jedna z digitálních auditorek Jana Olejníková.

Podle Radky Bystřické je digitální audit základ pro jakékoliv uvažování o tom, jak vlastně organizace chce digitální technologie využívat. Při běžném režimu často v organizacích nezbývá na zamyšlení se nad lepším využitím digitálních technologií čas. Proto mohou už i samotné rozhovory zapůsobit jako katalyzátor změn, do kterých se týmy pouštějí ještě před dokončením auditu. „A to je skvělé, protože ultimátním cílem auditu je nastartovat v organizaci digitalizační momentum,” dodává Bystřická.

Na základě digitálního auditu získá organizace nejen analýzu své digitální infrastruktury a toho, jak podporuje pracovní procesy, ale také identifikaci míst, kde může docházet k problémům nebo zpomalení. Audit navíc poskytne konkrétní řešení, která mohou týmu pomoci šetřit čas a energii.

Mezi časté problémy například patří neefektivní interní komunikace prostřednictvím e-mailů. Tu lze mnohdy zrychlit a zjednodušit přesunutím například na Slack nebo MS Teams. Mnohé organizace rovněž dostatečně nevyužívají potenciál elektronických podpisů, automatizace nebo aplikací pro projektové řízení. Neziskovky často podceňují i význam nastavení bezpečnostních pravidel, která měla sepsaná pouze třetina organizací, které se zapojily do průzkumu stavu digitalizace. Tento stav se navíc ve srovnání s daty z průzkumu v roce 2021 téměř nezlepšil.

Některé organizace v minulosti čelily i odcizení přístupů k profilům na sociálních sítích nebo zneužití citlivých informací sdílených na Facebook Messengeru. Vedle konkrétních podnětů na optimalizaci administrativy a zlepšení efektivity práce je proto digitální audit zaměřený také na kyberbezpečnost. Organizace se tak v konečném důsledku stávají odolnější i vůči dezinformacím nebo jakékoli jiné snaze o poškození dobrého jména.

Jak hodnotí praktické přínosy digitálního auditu Agora Central Europe

Jednou z neziskových organizací, která digitálním auditem nedávno prošla, je Agora Central Europe, zaměřená na podporu občanské participace a práci s mládeží. Audit byl realizován v rámci Akceleračního programu proti dezinformacím.

„Výsledkem auditu byl přehled toho, co využíváme a jak jsou jednotlivé nástroje vnímány napříč týmem, a z toho pak vyplývající doporučení. Přišlo mi fajn, že se do závěrů auditu promítlo i fungování našeho týmu bez ohledu na digitální nástroje. Zohlednil i nastavení našich pravidel a principů spolupráce. Nebylo to jen o tom, které nástroje nepoužíváme a usnadnily by nám práci, ale i tom, že někdo například vnímá komunikaci zbytečně zdlouhavou,” uvedla Magda Podsedníková, která se v Agoře CE věnuje projektovému managementu a lektorování.

Audit pomohl organizaci lépe porozumět svým vnitřním procesům, odhalit slabá místa a zvýšit efektivitu práce. Jedním z konkrétních kroků bylo například zavedení nástroje Trello, která organizaci usnadňuje správu úkolů z porad.

Dalším přínosem celého procesu je podle Magdy Podsedníkové i to, že když změny navrhuje organizaci někdo zvenčí, může k nim být tým z různých důvodů otevřenější. „Někteří lidé už nástroje dříve využívali.  Dokonce myslím, že se ve své době třeba některé z nich snažili zavést, ale tým k tomu nebyl nakloněný,“ dodává.

Digitální audit pomáhá neziskovým organizacím růst

Digitální audit neziskovým organizacím pomáhá zjednodušit vnitřní procesy, zvýšit kybernetickou bezpečnost a efektivněji využívat dostupné technologie k naplňování jejich poslání. Správně nastavená digitalizace tak přispívá k větší efektivitě práce a celkově posiluje dopad organizace na společnost.

Podle Radky Bystřické z digivia nemusí být první kroky k digitalizaci složité ani nákladné. Mnoho neziskových organizací se však potýká s nedostatkem informací o možnostech, které moderní technologie nabízejí. Navíc komplexní vyhodnocení stavu digitalizace vyžaduje čas a odborné znalosti, které interní týmy často postrádají. Právě proto se jako efektivní řešení nabízí spolupráce s externími konzultanty, kteří organizace provedou procesem digitální transformace krok za krokem.

„Pro mnoho lidí je už samotné využití nástrojů, jako MS Bookings, které používáme při auditech, nebo přepisy z Teamsů, velkým zážitkem. Dnes se mnoho organizací pouští do zkoušení umělé inteligence, což je skvělé. Ale někdy stačí lepší znalost používání základních nástrojů jako Outlook, Kalendář nebo Google Mail a hned se dějí zázraky,“ uzavírá konzultantka auditů Olejníková. 

🟪