Praktický průvodce migrací do Microsoft 365 krok za krokem

22. 8. 2025

Redakce digivia

Migrace do Microsoft 365 není jen o přesunu e-mailů a dokumentů do cloudu. Je to spíš jako přestěhovat se do nového domu. Budete chtít mít uklizené místnosti, jasně dané klíče od dveří a pravidla, kdo kam může vstoupit, a kde je dobré klepat. Když se vše dobře připraví, může vaše organizace z nového prostředí těžit roky dopředu. V tomto článku se podíváme na to, jak vše připravit tak, že pro vás migrace bude takřka procházka růžovým sadem.

Logika prostředí Microsoft 365

Předtím než se vůbec do plánování migrace pustíte, je dobré vědět, jak vlastně Microsoft 365 funguje. Celý Microsoft 365 stojí na jednoduché, ale důležité myšlence: všechno se točí kolem uživatele a jeho členství v týmech.

• Uživatel má vždy vlastní účet a licenci. Podle toho, jakou licenci má, se mu zpřístupní konkrétní aplikace (např. Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Bookings).
• Tým v aplikaci Microsoft Teams je víc než jen chatovací skupina. Vytvořením týmu vzniká celý balíček nástrojů: kanály pro komunikaci, sdílené úložiště na SharePointu, přístup k OneNotu a možnost přidávat další aplikace.
• SharePoint je vlastně podkladová vrstva pro ukládání a správu dokumentů. Když si založíte tým, automaticky se k němu vytvoří i SharePointová knihovna.
• OneDrive je osobní „disk“ uživatele, který ale funguje na stejném principu. Vše se dá snadno sdílet s ostatními, pokud to dovolí nastavení práv.
• Přístupová práva se vždy odvíjejí od toho, v jakém týmu nebo skupině uživatel je. To znamená, že když je někdo členem týmu, získává přístup nejen do samotného Teams prostředí, ale i do dokumentů na SharePointu, sdíleného kalendáře, poznámkového bloku a případně dalších služeb, které se k týmu vážou.

Prakticky to funguje tak, že si organizace nejprve rozmyslí, jaké týmy potřebuje (např. „Vedení“, „Fundraising“, „Dobrovolnictvo“). U každého týmu pak určí, kdo bude členem a kdo jen hostem. Na základě toho Microsoft 365 automaticky nastaví, kdo kam může nahlížet, kdo může soubory měnit a kdo jen číst.

Tento princip značně zjednodušuje správu. Administrátor nebo administrátorka nemusí nastavovat práva v každé aplikaci zvlášť, stačí správně nadefinovat týmy a členství. To je hlavní důvod, proč je důležité mít na začátku dobře promyšlenou architekturu prostředí.

Jak se na migraci připravit

Dobrá příprava je půl úspěchu. Před startem doporučujeme:

• Plán struktury – promyslete, jak budete chtít mít uspořádané týmy v Microsoft Teams a knihovny na Sharepointu. Tyto dva nástroje tvoří srdce celého prostředí.
• Počet uživatelů a licence – každý uživatel i uživatelka potřebuje svou licenci. Někdy je výhodné pořídit i tzv. sdílené schránky. Sdílená schránka v Microsoft 365 je e-mailová schránka, která nepatří jednomu konkrétnímu uživateli, ale celé skupině lidí v organizaci (např. info@ nebo podpora@). Nevyžaduje vlastní licenci a k e-mailům v ní mají přístup ti, kterým je to povoleno. Díky tomu mohou zprávy společně číst i odesílat a nikdo nemusí přeposílat poštu dál.

👉 Pokud si nejste jistí, doporučujeme náš workshop Microsoft 365 Vesmír. Je určený pro vedení i správce organizace. Vysvětlíme, jak Microsoft 365 funguje, a společně navrhneme ideální strukturu na míru.

Jak probíhá samotná migrace

Když máte plán, přichází samotný přesun. Typicky zahrnuje:

• Napojení domény – aby vaše e-maily chodily správně. K tomu potřebujete přístup k DNS nastavení vaší domény a vašeho registrátora (typicky Vedos, Forpsi, Zoner a další).
• Nastavení uživatelů, týmů a schránek – podle předem připraveného návrhu.
• Migraci e-mailů a dat – pro migraci e-mailů z jiných schránek (například u Google nebo u vašeho poskytovatele domény) nabízí Microsoft klikacího průvodce, který vás celou migrací provede. Potřebujete k tomu seznam mailových schránek, které migrujete a hesla do starého systému, kde aktuálně jsou. Migraci dat provedete snadno překopírováním na příslušný Sharepoint, případně OneDrive. Připravte se na to, že migrace může trvat několik hodin a doporučujeme ji plánovat na večerní hodiny nebo víkendy, abyste minimalizovali dopad na každodenní práci, protože samotná migrace může zahltit a tím zpomalit vaše systémy.
• Testování – ověřit, že vše funguje a každý má přístup tam, kam má.

👉 V digivia vám můžeme pomoct hned dvěma způsoby:

• Microsoft 365 Ministart – základní nastavení a zprovoznění prostředí.
• Microsoft 365 Plný start – kompletní migrace včetně návrhu a nastavení nové struktury.

Nezapomeňte na školení

• Uživatelské školení– práce se Sharepointem a OneDrivem, kalendářem a e-mailem, případně s dalšími nástroji.
• Správcovské školení – pokud chcete licence a nastavení spravovat sami, vyplatí se investovat do administrátorského školení.

👉 Oba typy školení pro vás umíme zajistit. Poptejte si u nás workshop a společně pro vás uděláme to nejlepší, co umíme.

Microsoft 365 máte, ale…

Možná už v cloudu pracujete, ale výsledky nejsou takové, jaké jste čekali. Často je na vině špatně nastavená struktura a chybějící zaškolení uživatelů. V tom případě doporučujeme znovu projít workshopem Vesmír Microsoft 365 a upravit nastavení. Z praxe víme, že když lidé systému lépe rozumí, ušetří několik hodin týdně. Ty pak můžete věnovat třeba klientům a klientkám.

🟪